پیش ثبت نام نمایشگاه و رزرو جایگاه غرفه
- بررسی تقویم نمایشگاهی و انتخاب نمایشگاه مناسب برای صنعت و برند شما.
- پیش ثبت نام آنلاین در وب سایت رسمی نمایشگاه یا تماس با برگزارکنندگان.
- انتخاب و رزرو جایگاه غرفه (مکان غرفه بسیار مهم است؛ نزدیک به ورودی، کنار برندهای معروف یا در مسیرهای پرتردد بودن یک امتیاز محسوب می شود).
- مطالعه قوانین و مقررات نمایشگاه (محدودیت های طراحی، ساعات کاری، نوع تجهیزات مجاز و غیره).
- پرداخت هزینه ثبت نام به برگزارکنندگان.
برنامه ریزی استراتژیک و تعیین اهداف نمایشگاهی
- مشخص کردن اهداف حضور در نمایشگاه (افزایش آگاهی از برند، جذب مشتری جدید، معرفی محصول جدید، مذاکره با تأمین کنندگان و غیره).
- تعیین بودجه نمایشگاهی شامل هزینه غرفه سازی، طراحی، ساخت، تبلیغات، حمل و نقل و نیروی انسانی.
- برنامه ریزی فعالیت های تبلیغاتی و بازاریابی قبل از نمایشگاه (مانند تبلیغات دیجیتال، ایمیل مارکتینگ، ارسال دعوت نامه به مشتریان و همکاری و…).
- انتخاب تیم نمایشگاهی که در طول رویداد غرفه را مدیریت خواهند کرد.
طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی
- همکاری با شرکت های حرفه ای طراحی و اجرای غرفه برای ساخت غرفه ای جذاب و متناسب با برند.
- تعیین جنس و متریال غرفه (چوب، فلز، پلکسی، چاپ بنر و غیره).
- برنامه ریزی برای نورپردازی، دکوراسیون، تجهیزات صوتی و تصویری.
- سفارش چاپ بروشور، کاتالوگ، کارت ویزیت و هدایای تبلیغاتی.
- طراحی لباس فرم برای کارکنان غرفه (برای یکپارچگی بصری برند).
نکته: غرفه شما باید جذاب، کاربردی و منطبق با هویت برند باشد به همین دلیل بسیار پیشنهاد میگردد با تیمی قوی و با تجربه همانند کیارس همکاری داشته باشید
تبلیغات و اطلاع رسانی پیش از نمایشگاه
- ایجاد کمپین دیجیتال مارکتینگ (تبلیغات در اینستاگرام، گوگل، ایمیل مارکتینگ و ارسال پیامک).
- ارسال دعوت نامه رسمی به مشتریان، تأمین کنندگان و شرکای تجاری.
- اعلام حضور در نمایشگاه از طریق شبکه های اجتماعی و سایت برند.
- تنظیم قرارهای ملاقات و جلسات تجاری با مشتریان و همکاران پیش از نمایشگاه.
حمل و نقل تجهیزات و آماده سازی غرفه
- بسته بندی و ارسال تجهیزات، بروشورها، هدایای تبلیغاتی و نمونه محصولات به محل نمایشگاه.
- هماهنگی با تیم غرفه سازی برای نصب و راه اندازی غرفه.
- بررسی تجهیزات صوتی و تصویری و اطمینان از عملکرد صحیح آن‌ها.
- چیدمان محصولات، بروشورها و هدایای تبلیغاتی در غرفه.
برگزاری نمایشگاه و اجرای برنامه های غرفه
- تعامل مؤثر با بازدیدکنندگان و پاسخ به سوالات آن‌ها.
- برگزاری جلسات و مذاکرات تجاری با مشتریان بالقوه.
- اجرای برنامه‌های تبلیغاتی مانند مسابقات، هدایا، تخفیف‌های ویژه و سخنرانی‌های کوتاه.
- ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان (نام، شماره تماس، ایمیل) برای پیگیری‌های بعدی.
- تهیه گزارش‌های روزانه از عملکرد غرفه و تعداد بازدیدکنندگان.
جمع آوری غرفه و تخریب سازه نمایشگاهی
زمان انجام: بلافاصله بعد از پایان نمایشگاه
اقدامات کلیدی:
- بسته بندی و ارسال تجهیزات و نمونه های باقی مانده.
- تحویل فضای غرفه به برگزارکنندگان نمایشگاه.
- بررسی آسیب‌های احتمالی غرفه و تجهیزات و رسیدگی به آن‌ها.
پیگیری‌های پس از نمایشگاه و ارزیابی نتایج
زمان انجام: ۱ تا ۴ هفته بعد از نمایشگاه
اقدامات کلیدی:
- پیگیری و تماس با مشتریانی که اطلاعات تماس خود را در نمایشگاه ارائه داده‌اند.
- ارسال ایمیل تشکر به بازدیدکنندگان و ارائه پیشنهادات ویژه.
- تحلیل عملکرد غرفه و بررسی میزان دستیابی به اهداف تعیین‌شده.
- بررسی ROI (بازگشت سرمایه) و ارزیابی موفقیت نمایشگاه.
- تهیه گزارش عملکرد و پیشنهادات بهبود برای نمایشگاه‌های آینده.
